LA CONVOCATION DE L'AG

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A savoir

• Comment se faire représenter ? Si un copropriétaire ne peut pas assister à l'assemblée, il peut se faire représenter par une personne de son choix. Il existe toutefois une exception : il est interdit au syndic, à son conjoint ou à l'un de ses employés de représenter un copropriétaire. Une même personne ne peut pas représenter plus de 3 copropriétaires, sauf si le total des millièmes dont il dispose (c'est-à-dire ceux des copropriétaires qu'il représente, plus éventuellement les siens) est inférieur ou égal à 5 % du total des millièmes de la copropriété. Le pouvoir peut être rédigé sur papier libre ou au moyen de l'imprimé généralement joint à la convocation.






COPROPRIETE
Assemblée générale : la convocation

Avant chaque assemblée générale, le syndic adresse à chaque copropriétaire une convocation. Désormais, les participants peuvent faire inscrire une question à l'ordre du jour à tout moment de l'année.

Catherine Janat et Pascal Derrez - Novembre 2004



• Convoqué par lettre recommandée
La convocation doit être adressée par le syndic à chacun des copropriétaires de l'immeuble par lettre recommandée avec AR ou remise en mains propres contre émargement, au moins 15 jours avant la date de la réunion. Il est possible que le règlement de copropriété prévoie un délai plus long.


• L'ordre du jour
Outre la date, l'heure et le lieu de réunion, la convocation doit contenir l'ordre du jour, qui expose clairement chacune des questions qui sera débattue et soumise au vote des copropriétaires.
Attention, la formule « questions diverses » ne peut pas donner lieu à un vote ! Elle permet seulement aux copropriétaires de débattre entre eux des sujets évoqués. Une décision adoptée sur une question non inscrite à l'ordre du jour n'est pas valable.






• Les questions peuvent être adressées à tout moment
C'est le syndic qui établit en principe l'ordre du jour. Auparavant, les copropriétaires avaient 6 jours après réception de la convocation pour demander au syndic d'y inscrire des questions complémentaires. Cette possibilité a été supprimée.
Désormais, l'inscription d'une question à l'ordre du jour peut être demandée à tout moment de l'année par lettre recommandée avec AR. Si, compte tenu de la date de réception de la demande, le syndic ne peut inscrire ces questions à la prochaine assemblée générale, il devra les porter à l'ordre du jour de l'assemblée suivante.


• Les documents à joindre
En fonction des questions inscrites à l'ordre du jour, certains documents doivent être adressés aux copropriétaires, au plus tard en même temps que la convocation. La liste de ces documents a été modifiée (1). Il s'agit notamment :
-pour approuver les comptes et voter le budget prévisionnel : de l'état financier, du compte de gestion général, du comparatif des comptes de l'exercice précédent voté, du projet de budget et du comparatif du dernier budget prévisionnel voté ;
-pour désigner le syndic : du projet de contrat de syndic dans son intégralité ;
-pour approuver un contrat, un devis ou un marché, notamment pour la réalisation de travaux : des conditions essentielles du contrat.


• Des projets de résolutions pour faciliter la prise de décision
Par ailleurs, certaines questions portées à l'ordre du jour doivent être rédigées sous forme de projet de décision (appelé projet de résolution).
C'est notamment le cas de la décision portant sur la renonciation au compte bancaire séparé au nom de la copropriété, de l'autorisation donnée au syndic d'agir en justice, d'une décision devant être votée à la majorité absolue des voix de tous les copropriétaires (majorité de l'article 25) (1). Attention, si ces documents ou projets de résolution ne sont pas adressés, les décisions prises pourront être annulées !


• Les copropriétaires mieux documentés
Le syndic devra également envoyer aux copropriétaires, dans le but de les informer, les documents suivants : les annexes au budget prévisionnel ; l'état détaillé des honoraires perçus par le syndic et l'avis rendu par le conseil syndical lorsque sa consultation est obligatoire pour des dépenses dont le montant dépasse un seuil fixé par l'assemblée générale.
Bien que leur envoi soit obligatoire, leur absence éventuelle ne peut entraîner l'annulation des décisions prises (1).


(1) Article 7 du décret n° 2004-479 du 27 mai 2004 modifiant le décret du 17 mars 1967.