Charges de copropriété : Des pistes pour alléger la facture
C’est peut-être une évidence mais, pour agir significativement sur le montant des charges, il faut s’attaquer en priorité aux postes les plus importants et/ou ayant progressé le plus rapidement. Rappelons que les postes de charges les plus gourmands sont ceux consacrés aux frais de personnel, au chauffage (fluides), à l’eau froide et aux honoraires du syndic. Ceux qui ont le plus progressé en 2004 sont, sans surprise, le poste chauffage (fluides et entretien), le poste « sociétés extérieures », ainsi que les honoraires du syndic et les travaux d’entretien.
En effet, aux charges de gestion, il faut ajouter les travaux. Le vieillissement des immeubles impose des ravalements coûteux et les nouvelles obligations, comme la mise aux normes des ascenseurs, ou l’éradication des conduites en plomb, vont entraîner d’importantes dépenses.
Notons que pour les grandes copropriétés, et notamment les IGH (immeubles de grande hauteur), qui externalisent beaucoup de fonctions, la croissance des charges a été occultée par la baisse du taux de TVA.
Le poste « frais de personnel »
Il s’agit du premier poste de dépenses de la copropriété. Son augmentation en 2004 s’explique, d’une part par l’alourdissement du coût du travail (remplacements imposés par la mise en œuvre des 35 heures, convention collective de plus en plus contraignante) et, d’autre part, par les exigences accrues de la demande en matière de qualité de service (gardiennage, entretien…). La solution peut consister alors à externaliser une grande partie des tâches de gardiennage et d’entretien (ce qui se répercute sur le poste « sociétés extérieures »). On peut également envisager de supprimer le poste de concierge. Cette suppression nécessite l’unanimité des copropriétaires lorsque l’existence du poste de gardien est prévue dans le règlement de copropriété. Dans le cas contraire, la double majorité de l’article 26 suffit, dans la mesure où la mise en place de services de substitution apporte des avantages équivalents (ce qui n’est pas toujours le cas, car une entreprise de services peut difficilement apporter la même présence humaine qu’une concierge, même à service partiel).
Le poste « chauffage »
Même si les copropriétaires ne peuvent pas agir sur le prix du baril, notamment, le coût du chauffage collectif mérite aussi que l’on regarde de près ce poste de charges. Trois éléments sont à prendre en considération : le combustible, la chaudière et l’entretien. Dans le cas d’un chauffage au fioul, il faut faire jouer la concurrence, en ne perdant pas de vue que le fioul est moins cher en été qu’en hiver. Il est également recommandé d’être présent au moment du remplissage des cuves afin de bien contrôler la quantité livrée. Un niveau élevé de consommation peut être dû à un mauvais entretien de la chaudière, voire, à sa vétusté. Une bonne gestion devrait conduire à ne pas forcément retarder le changement du matériel afin d’éviter de réaliser de gros travaux dans l’urgence : changer une chaudière en plein hiver coûte fort cher.
Procéder à des travaux de nature à éviter les déperditions de chaleur (calorifugeage des réseaux, double vitrages…) permet également de réaliser de sérieuses économies.
De plus, la pose de thermostats par immeuble, réglés en fonction de la température extérieure, conduit à une meilleure régulation du chauffage.
Le poste « eau froide »
Représentant le 3e poste du budget derrière le gardiennage et le chauffage, le poste eau est incontestablement celui qui a le plus augmenté ces dernières années. D’où l’intérêt de faire la « chasse au gaspi » (une chasse d’eau qui fuit représente environ 25 litres par heure, soit 220 m3 par an ; un robinet qui goutte, plusieurs m3) et d’installer des compteurs individuels d’eau froide quand cela est techniquement possible (l’installation de compteurs d’eau froide divisionnaires doit être décidée à la majorité de l’article 25).
Notons toutefois que le changement des canalisations anciennes en plomb, prévisible à l’horizon 2013 pour respecter les teneurs maximales en plomb de l’eau, pourra être l’occasion d’installer de tels compteurs. Il est recommandé d’opter pour la location de compteurs, car les compteurs vieillissent et s’entartrent. Avec le temps, ils sous-comptent et les consommations individuelles ainsi perdues se retrouvent dans le comptage général, la dépense étant réparties entre tous les copropriétaires. Pour les compteurs loués, il y a lieu de prévoir dans le contrat leur remplacement (tous les 12 ou 15 ans). La pose de ces compteurs devrait aussi s’accompagner d’un système permettant le relevé à distance. Par ailleurs, lorsque la pression au robinet est trop forte, l’installation de détendeurs peut permettre d’économiser jusqu’à 20 % de la consommation.
Quand la pose de compteurs est techniquement impossible ou leur gestion trop coûteuse, il est recommandé de souscrire un contrat collectif d’entretien de la robinetterie auprès de sociétés spécialisées telles que Proxiserve. Outre la robinetterie traditionnelle (robinets du logement et chasses d’eau), ces contrats concernent de plus en plus d’autres équipements du logement (robinets d’arrêts, réducteurs de débits…) et des parties communes, selon le matériel en place : détendeurs et robinets d’arrêt au pied de colonne, vannes, disconnecteurs et autres clapets, réducteurs de pression et surpresseurs, etc. Le coût est fonction des équipements pris en charge.
Insistons aussi sur le fait que la détection des fuites permet de prévenir les dysfonctionnements et les dégâts qui s’ensuivent : des fuites non maîtrisées de longue durée génèrent des désordres dans la structure même des bâtiments et compromettent leur solidité.
Honoraires du syndic
Quatrième en importance, le poste « honoraires du syndic » fait partie des postes qui ont le plus contribué à l’augmentation des charges en 2004. Une progression qui devrait continuer en 2005, en raison notamment du passage au nouveau plan comptable dans les copropriétés, les cabinets de syndics prévoyant de recruter du personnel plus qualifié.
La rémunération du syndic est composée, d’une part d’un forfait par lot et, d’autre part, de rémunérations particulières à la vacation (par exemple pour le suivi des travaux). Il est conseillé de vérifier que le forfait comprend bien les tâches de gestion courante (liste la plus large possible) et que seules les prestations exceptionnelles (à délimiter et à négocier pour éviter les abus) font l’objet d’une facturation à part. Il faut retenir qu’il vaut mieux un forfait de base plus élevé, qui traduit, en général, un contrat plus équilibré.
Evidemment, un syndic bénévole défie toute concurrence quant aux honoraires, même si, rappelons-le, un syndic bénévole peut être rémunéré sous forme d’une indemnité forfaitaire ou de vacations. Mais cela n’est concevable que dans les petites copropriétés, ce qui est souvent le cas en province. Selon certaines statistiques, le passage au bénévolat entraîne, en moyenne, une réduction des charges courantes de 25 % à 30 % surtout due à une plus forte motivation du syndic.
Le double syndic, l’un professionnel, l’autre bénévole, est aussi une solution. Le syndic professionnel s’occupe uniquement des comptes et de la répartition des charges, voire de recouvrer les impayés de charges. Le syndic bénévole gère le personnel, discute les travaux, l’entretien, s’occupe de l’ordre du jour, de la convocation et de la tenue de l’assemblée générale. Le syndic professionnel y présente alors uniquement les comptes et obtient son quitus, l’assemblée se déroulant alors sans sa participation.
Autre possibilité : la gestion par un syndicat coopératif assisté par des professionnels salariés ou prestataires de services. Dans ce cas, les fonctions de syndic sont assurées par le président du conseil syndical nommé président syndic.
Autres postes de charges
Les contrats d’entretien
Il est pertinent de faire réaliser un audit par un organisme indépendant sur l’équipement objet d’un futur contrat d’entretien. Dès lors, le syndicat des copropriétaires sera fixé sur la nécessité et le type de contrat d’entretien à choisir. Il faut se méfier des indexations fantaisistes sans aucun rapport avec l’objet du contrat ou l’activité de l’entreprise. Il est recommandé de ne pas souscrire des contrats de prestations de service pour une durée supérieure à un an et de faire jouer la concurrence. De façon générale, il est indispensable de procéder à la révision périodique de tous les contrats (ascenseurs, chaufferie, VMC…).
L’assurance multirisque de l’immeuble
Là encore, il ne faut pas hésiter à faire appel à la concurrence (tous les deux ans semble une bonne périodicité), en partant du principe selon lequel, plus un contrat d’assurance est ancien, plus sa prime est élevée et le nombre de garanties restreintes. Pour ne pas faire grimper la prime, on peut aussi éviter de déclarer les petits sinistres (jusqu’à 400 e), que la copropriété peut facilement prendre en charge. Le délai pour résilier un contrat d’assurances est généralement de deux mois avant l’échéance principale : pendant ce délai de deux mois, il est tout à fait possible de renégocier son contrat (en veillant à conserver les garanties acquises). De façon générale, lors de la renégociation d’un contrat, mieux vaut aborder en premier le sujet des garanties et, seulement ensuite, celui du coût.
Consommation électrique
Le poste « consommation électrique », dont le poids est faible dans l’ensemble des charges, est le seul à avoir baissé en 2004. La mise en place de minuteries dans les parties communes et d’ampoules à faible consommation a certainement participé à cette évolution négative. Dans les ensembles immobiliers d’une certaine taille, le regroupement des compteurs EDF s’avère également efficace car il génère un seul abonnement (regrouper l’abonnement de la loge du gardien, de l’ascenseur, de l’éclairage des parties communes et des parkings). Il y a aussi lieu de bien vérifier la puissance souscrite, qui est souvent trop élevée par rapport aux besoins de la copropriété. Une adaptation des paramètres du courant électrique aux spécifications d’EDF en ce qui concerne les équipements électriques, notamment les éléments motorisés, permet de réduire la consommation d’électricité (utilisation de redresseurs, d’adaptateurs de phase…).
Rentabiliser les parties communes
Si les immeubles coûtent de l’argent, ils peuvent aussi en rapporter. Lorsque la configuration de l’immeuble s’y prête, louer un mur aveugle à une société d’affichage ou le toit afin d’y installer une antenne relais pour les téléphones portables est susceptible de générer des redevances qui viendront réduire la note des charges. Rappelons toutefois que selon un arrêt de la cour d’appel de Paris du 7 avril 2005, la décision d’installer une antenne relais de téléphonie mobile ne peut être prise qu’à l’unanimité des voix de tous les copropriétaires, et non pas à celle de l’article 26.
Peut-être aussi qu’un ou plusieurs copropriétaires souhaitent acheter un bout de couloir pour agrandir leur appartement : lorsqu’il s’agit de parties communes qui ne sont pas absolument nécessaires à l’immeuble, l’assemblée des copropriétaires peut décider d’autoriser la vente de ces parties communes à un prix fixé au préalable, à la double majorité de l’article 26, avec modification du règlement de copropriété et des tantièmes. A cet égard, soulignons qu’il n’est pas rare que des copropriétaires se soient appropriés des parties communes sans autorisation. Dans une telle hypothèse, il faut mettre le copropriétaire en demeure d’acheter la partie commune illégalement annexée (dans la mesure où l’assemblée donne son accord pour vendre), en sachant qu’il n’y a pas de prescription acquisitive pour une annexion illicite de parties communes. Donc, si un copropriétaire a annexé sans autorisation un bout de couloir il y a quarante ans, il est toujours temps de lui demander de régulariser la situation.
Trésorerie et comptabilité
Autre solution pour générer des recettes : faire en sorte que la trésorerie du syndicat rapporte des intérêts financiers. Opter pour le compte bancaire ou postal séparé présente aussi des avantages : le syndic ne sera pas tenté d’augmenter le fruit des placements en payant les fournisseurs le plus tard possible, en faisant voter des provisions très élevées ou en gardant le plus longtemps possible en caisse les recettes, comme les indemnités d’assurance.
Il faut savoir également que le nouveau plan comptable des copropriétés permettra de débusquer plus facilement les commissions ou les surfacturations jusqu’alors dissimulées. De même, il faut se méfier des postes intitulés dans les relevés de compte individuel « compte d’attente » ou « tiers divers », qui peuvent dissimuler des pratiques abusives.
L’implication du conseil syndical
Un conseil syndical actif et motivé, qui travaille en symbiose avec le syndic, est la meilleure façon de réaliser des économies. Pourtant, les vocations pour entrer au conseil syndical sont plutôt rares. Le plus souvent, le meilleur argument est d’expliquer aux copropriétaires que s’ils se dérobent, aucun conseil syndical ne pourra être désigné par l’assemblée, laissant ainsi au syndic la totalité de la gestion que personne ne pourra contrôler au cours de l’année. Certes, il s’agit d’un travail continu qui demande un minimum d’implication. Mais celui-ci peut parfois aboutir à une baisse significative des coûts. En outre, l’implication du conseil syndical qui contrôle tous les postes de charges empêche souvent le syndic de commettre des erreurs. De plus, il n’est pas inutile de se pencher sur les salaires des gardiens-concierges, ainsi que sur les autres contrats, en vérifiant notamment leur contenu et la date de la dernière renégociation, qui peut remonter à plusieurs années. Le rôle du conseil syndical est tout aussi essentiel dans l’étude des devis de travaux.
Enfin, le conseil syndical peut veiller au règlement des charges dans les délais et, connaissant les copropriétaires mieux que le syndic, seconder efficacement celui-ci dans sa chasse aux charges impayées.
Recherche d’économies de charges
Il est possible de signer un contrat avec le syndic afin qu’il fasse une recherche d’économie de charges. Cette décision est votée à la majorité de l’article 24. Des sociétés spécialisées peuvent assister le syndic dans cette mission, comme les sociétés Périgée-Apogée ou Steven Co (cette dernière société peut être missionnée directement pas les copropriétaires : www.stevenco.fr, tél. 01 47 39 49 23).
Signalons que l’Ademe distribue des aides financières aux copropriétaires qui désirent réaliser un pré-diagnostic destiné à dresser un bilan thermique rapide d’un immeuble (pour la région Ile-de-France : Ademe Ile-de-France, 6-8 rue Jean Jaurès, 92807 Puteaux Cedex, tél. 01 49 01 45 47, www.ademe.fr).
